Palkkapeli

Johan Matinmikko viimeisteli raporttia maaliskuussa 2023. Kieli keskellä suuta, hän arvioi myöhemmin. Sanat piti valita huolellisesti.

Hän oli nimittäin konsultti, joka esittelisi raportin Helsingin kaupungintalolla. Tiedotustilaisuudessa, joka näytettäisiin suorana internetissä. Vieressä seisoisi pormestari Juhana Vartiainen.

Eikä hyvää sanottavaa juuri ollut.

”Sittemmin kaikki realisoituneet riskit… tunnistettiin heti ensimmäisessä kokouksessa.”

He olivat tehneet selvitystä alkuvuoden. Johan Matinmikko, Henrikki Palva ja Juha Viljakainen. Kolme konsulttia, joilla on hillitty puvuntakki firman esittelykuvissa. Tosin kaikilla Valor Partnersin miehillä on hillitty puvuntakki firman esittelykuvissa.

He olivat haastatelleet kaupungin päälliköitä ja koettaneet selvittää, miksi uusi tietojärjestelmä oli ajanut palkanmaksun kaaok­seen. Niin saattoi liioittelematta sanoa. Tuhannet työntekijät olivat jääneet ilman palkkaa. Osalle oli maksettu liikaa. Viisitoistatuhatta työntekijää oli saanut vahingossa ilmoituksen, että heidän työsuhteensa on päättynyt.

Raporttiin kirjoitettiin:

”Erityisesti koko kaupunkia koskevissa muutoksissa… Helsingin tulisi varmistaa parhaat järjestelmät ja kumppanit.”

Helsinki oli valinnut Sarastia-nimisen yrityksen ja sen 365HR-järjestelmän.

Eikö se ollut valinnut parasta?

Tiedotustilaisuuden aika koitti huhtikuun puolivälissä. Pormestari Vartiainen lausui avaussanat kaupungintalon aulatilassa, pienen pystypöydän takana. Hän sanoi, että oli päättänyt tilata ulkopuolisen selvityksen, jotta nähtäisiin, missä pahimmat virheet tehtiin.

Uuden järjestelmän kanssa epäonnistuttiin vakavasti. ”Inhimilliset seuraukset ovat olleet valtavat.”

Selvityksen tuloksista kertoisi seuraavaksi Matinmikko, Vartiainen sanoi.

”Johan, ole hyvä.”

Kesällä 2020 oli oikeastaan jo kiire. Helsingin palkanlaskijat käyttivät edelleen järjestelmää, joka oli hankittu 1980-luvulla. Sen nimi oli Hijat.

Järjestelmää oli toki päivitetty, mutta lomakkeita ja lappuja liikkui edelleen paljon. Jos lastenhoitaja sairastui, hän saattoi täyttää siitä paperisen ilmoituksen. Päiväkodinjohtaja hyväksyi sen ja lähetti palkanlaskijalle. Tämä syötti tiedot järjestelmään.

Helsingillä on 3 400 lastenhoitajaa. Sillä on 2 500 lastentarhanopettajaa ja 5 800 muuta opettajaa, 1 900 sairaanhoitajaa ja 860 sosiaaliohjaajaa, yhteensä 37 500 työntekijää. Se on enemmän kuin yhdelläkään yrityksellä Suomessa.

Oli sovittu, että Hijat uudistetaan kokonaan. Kansainvälinen it-yritys CGI ja kaupunki olivat tehneet siitä sopimuksen alkuvuonna 2015. Mutta vuodet kuluivat eikä järjestelmää kuulunut. CGI ei pysynyt aikataulussa, ei suunnitelmassa eikä budjetissa.

Kesäkuussa 2020 kansliapäällikkö Sami Sarvilinna sitten purki sopimuksen. Näytti yksinkertaisesti siltä, ettei projektista tule mitään. ”Kaupunki on menettänyt luottamuksen siihen, että CGI kykenisi viemään hankkeen loppuun saakka”, päätöksessä luki.

Tarvittiin uusi järjestelmä. Vanhaa Hijatia pystyttäisiin käyttämään vielä pari vuotta, mutta sen jälkeen CGI ei enää ylläpitäisi sitä. Loppuvuonna 2022 se olisi ”poissa linjoilta”, kuten Sarvilinna totesi myöhemmin kaupunginvaltuuston kokouksessa.

Aikaa oli siis ”varsin vähän”, hän sanoi.

Heti lomien jälkeen, syksyllä 2020 päädyttiin seuraavaan:

Helsingin kaupunki hankki siivun Saras­tiasta, joka myy erilaisia palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä ja palveluita. Sarastia on kuntien omistama yritys. Porin, Hämeenlinnan, Turun, Janakkalan.

Helsingin siivu oli hyvin pieni: 0,04 prosenttia. Osakkeista maksettiin 5 500 euroa.

Kun näin tehtiin, voitiin ostaa Sarastialta tietojärjestelmä suoraan. Ei tarvinnut järjestää työlästä ja aikaa vievää tarjouskilpailua. Laatia tarjouspyyntöä, julkistaa sitä, odottaa vastauksia, vertailla ja valita. Sen sijaan voitiin tehdä ”sidosyksikköhankinta”.

Tiedettiin, että Sarastian uusi 365HR oli ”luotu suomalaiselle kuntasektorille”. Janakkalan kunta käytti sitä. Espoo oli päättänyt hankkia sen.

Mutta miten järjestelmä soveltuisi Helsingille? Sarastialla ei ollut koskaan ollut näin isoa asiakasta.

Espoo oli teettänyt konsulttitoimistolla kartoituksia ja näytti niitä Helsingille, mutta se on yli puolet pienempi kaupunki. Alle 15 000 työntekijää.

Helsinki teetti omankin selvityksen, ja sen perusteella Sarastian järjestelmä sopi sille. Olisiko muu lopputulos ollut mahdollinen? Selvitys tilattiin myyjältä itseltään, Saras­tialta.

Joulukuussa 2020 kaikki päätökset oli tehty. Uusi järjestelmä olisi käyttövalmis kahden vuoden kuluttua.

Tiedotteessa Sarastian toimitusjohtaja Mika Kantola iloitsi ”toistaiseksi merkittävimmästä yhteistyöstä”.

”Tämän tyyppiset, suuren mittakaavan uudistukset, tarjoavat kentälle esikuvia.”

Tammikuussa 2022 h-hetki lähestyi. Tai kuten projektin johtoryhmässä sanottiin: big bang.

Maija Ruotsalainen seurasi ensimmäisiä koulutuksia tietokoneensa ruudulta. Hän oli tyytyväinen, että saattoi kuunnella opetusta Teamsissä, sillä auditoriossa olisi väistämättä ollut supinaa ja kahinaa. Olisiko hän silloin saanut opetuksesta mitään irti? Nytkin oli vähän niin ja näin. Välillä vaikutti siltä, ettei kouluttajan ohjelma toiminut kunnolla.

Ruotsalainen oli käyttänyt Hijat-järjestelmää yli kolmekymmentä vuotta. Siitä asti, kun tuli Helsingin kaupungille töihin. Vuonna 2006 hän oli siirtynyt Talpaan, kun taloushallintopalvelut oli irrotettu omaksi liikelaitoksekseen. Talpaan siirtyivät kaikki palkkasihteerit.

Heitä oli nyt 170, ja he kuuluivat tiimeihin toimialojen mukaan. Ruotsalainen kuului kaskoon, kasvatukseen ja koulutukseen. Hän maksoi palkkoja varhaiskasvatuksen henkilökunnalle. Kuukauden 14. päivä vakinaisille kuukausipalkkalaisille, viimeinen päivä määräaikaisille, 7. päivä ja 22. päivä tuntipalkkaa saaville.

Hän tunsi virka- ja työehtosopimukset, kaupungin ohjeistukset ja erillissopimukset, työajat, ylityöt, lomat ja lomarahat. Kaupungin palkanmaksu oli varsinainen himmeli.

Oli puhuttu, että uusi järjestelmä olisi automaattisempi. Naputtamista olisi vähemmän. Sitä paitsi toimialojen esihenkilöt – heitä oli kaksituhatta – opettelisivat järjestelmän myös. Rehtorit, työnjohtajat, osastonhoitajat, tiimipäälliköt. Jatkossa he kirjaisivat alaistensa tiedot itse. Ja koska järjestelmä oli moderni, he voisivat tehdä sen vaikka kännykällään.

Maija Ruotsalainen osallistui kaikkiin pakollisiin koulutuksiin. Niitä oli kuusi. Kerrallaan istuttiin pari tuntia ja sen jälkeen avautui tukiklinikka.

Aivan huuhaata, Ruotsalainen ajatteli. Tai ainakin liian hätäistä. Mutta jostain oli aloitettava. Ehkä koulutusta järjestettäisiin lisää sitten, kun järjestelmää oikeasti käytettäisiin.

Ruotsalainen tiesi, että joitakin kollegoja oli kiinnitetty projektiin aiemmin. Ikään kuin koekäyttäjiksi. Mutta hän tiesi myös, etteivät kaikki olleet ehtineet osallistua. Työ olisi pitänyt tehdä oman toimen ohella.

Reilu vuosi myöhemmin Valorin konsultit kirjoittivat selvitykseen:

”Järjestelmään ei päästy tutustumaan riittävän syvällisesti.”

”Koulutukset olivat riittämättömiä ja kattoivat lähinnä toimintaa tilanteessa, jossa kaikki toimii.”

”Henkilöt olivat projektissa lähtökohtaisesti oman toimen ohessa.”

Alkuvuodesta 2022 Ruotsalainen oli huolissaan. Aikaa oli enää vähän, ja tiedot uudesta järjestelmästä olivat hatarat.

Mutta toisaalta… hän oli ollut palkanlaskija kauan ja työ ollut pitkään samanlaista. Rutiininomaista. Nyt luvassa oli muutosta ja haastetta. Työpaikalle tuli yhtäkkiä tekemisen meininkiä.

Kävi ilmi, että Sarastian järjestelmä on myöhässä. Tekninen toteutus viivästyisi kolme kuukautta.

Johtoryhmässä piirrettiin kaaviota. Milloin ”big bang” olisi mahdollinen? Keväällä 2022 vai vasta syksyllä? Vai sittenkin porrastetusti?

Alun perin järjestelmään piti siirtyä jo tammikuussa. Palkkahallinnon osastopäällikkö ja Talpan toimitusjohtaja olivat kirjoittaneet siitä yleisönosastossakin.

”Lisää sujuvuutta saadaan vuodenvaihteessa, kun Helsingin kaupunki ottaa käyttöön uuden palkanlaskenta- ja HR-järjestelmän.”

Yleisönosastolla oli valitettu, ettei kaupungin keikkatyöläisille maksettu ajallaan. Ja totta se oli: kaupunki arvioi, että Hijat-järjestelmän aikana noin viidessä prosentissa palkkalaskemista oli jonkinlaisia virheitä. Mutta pian siirryttäisiin ”automaattisempaan sähköiseen prosessiin”.

Oli kuitenkin ilmennyt uusia vaikeuksia. Sarastia365HR näytti olevan suorituskykynsä äärirajoilla. Sitä ei ollut koskaan käytetty näin isoissa ja monimutkaisissa hankkeissa. Järjestelmää piti räätälöidä, mutta Sarastia ei suoriutunut työstä ajoissa. Se ei nimittäin tehnyt teknisiä muutoksia itse.

365HR oli luotu toisen ohjelmiston varaan. Tämä ohjelmisto oli nimeltään Mepco Pro, ja sen taas oli kehittänyt Accountor-niminen yritys. Sarastia oli lisännyt tälle alustalle ominaisuuksia, joita kuntasektorilla tarvittiin. Niin kuin esimerkiksi virka- ja työehtosopimuksia. Näin oli syntynyt Sarastia365HR.

Mutta kun varsinaisia teknisiä muutoksia kaivattiin, Sarastia tarvitsi alihankkijaansa. Eikä kukaan osannut ennustaa, että Helsinki tarvitsisi muutoksia näin paljon.

Kello kävi. Hijat-järjestelmä olisi ennen pitkää poissa linjoilta.

Johtoryhmä alkoi kokoontua viikoittain. Kaupunki nimitti uuden projektipäällikön tietohallinnosta ja rukkasi organisaatiota. Keskittyi entistä enemmän tekniseen puoleen. Koko hankkeesta tuli it-vetoisempi.

Siitä syntyi näkemyseroja.

Mitä tehdä järjestelmällä, jos sitä ei osata kunnolla käyttää? Tai ollenkaan? Henkilökuntaa pitäisi kouluttaa enemmän, pitäisi panostaa myös ”muutoshallintaan”, vaadittiin.

Mutta viimeisen sanan sanoi tekninen puoli: panostuksia ei lisätä.

Kun johtoryhmä oli käynyt läpi vaihtoehdot, tehtiin ratkaisu. Big bang olisi keväällä 2022, huhtikuun ensimmäisenä päivänä. Silloin järjestelmä olisi ”pääosin valmis”.

Se, että päiväksi valikoitui juuri aprillipäivä, oli tietenkin sattuma.

Kansliapäällikkö Sarvilinna totesi jälkeenpäin, että ensin oli näyttänyt lupaavalta. Totesi, vaikka se saattoi kuulostaa irvokkaalta.

”Vähän jopa morbidia sanoa enää tässä vaiheessa.”

Silloin oli elokuu 2022, ja Sarvilinna selitti tilannetta Helsingin kaupunginvaltuustolle.

”Siinä ensimmäiset palkat, joita maksettiin…”

”Niin se näytti siltä, että tässä voidaan päästä hyvinkin eteenpäin.”

Mutta: ”Totuus valkeni aika nopeasti sen jälkeen.”

Ensimmäinen iso palkka-ajo tehtiin 14. huhtikuuta. Tämä tekninen vaihe oli Sarastian vastuulla, se ”pyörittää moottoria”.

Palkka-ajo vei kuitenkin kauemmin kuin oli ajateltu. Se kesti kolmekymmentä tuntia. Ja kun palkka-ajo oli kesken, järjestelmään ei voinut syöttää tietoja. Palkkasihteerit eivät voineet tehdä työtään.

Tällaiseen kukaan ei ollut varautunut. Helsingin kokoisessa kaupungissa uusia tietoja tulee jatkuvasti.

Pian selvisi myös, että tiedot, joita järjestelmään oli syötetty, olivat monin paikoin puutteellisia. Ne olivat virheellisiä. Tämä taas oli kaupungin vastuulla.

”Järjestelmä maksaa palkat oikein, jos sinne annetut tiedot on oikein syötetty”, Sarastian toimitusjohtaja Mika Kantola muotoili.

Sitä paitsi järjestelmä oli edelleen vieras. ”Vaikeat käyttöliittymät”, luki konsulttien selvityksessä. ”Käyttäjälle avautuu paljon, myös epäolennaisia valikoita.”

Palkkasihteerit osasivat ehkä käyttää sitä jotenkin, mutta useat toimialojen esimiehet eivät mitenkään. He, joille oli nyt siirtynyt palkanmaksuun liittyviä tehtäviä.

Eräs rehtori kertoi Helsingin Sanomissa, ettei hänellä ollut käsitystä, mitä uudet tehtävät tarkoittivat. Koulutus oli ollut ”hyvin yleisluontoista”.

Oli lomakkeita, joihin piti syöttää alaisten työsuhde- ja palkkatietoja, mutta rehtori ei käytännössä tiennyt, mitä ja miten. Hänellä oli yli viisikymmentä alaista. Jos tuli virheitä – ja tuli – kukaan ei tarkistanut niitä.

Kunnes koitti palkkapäivä.

Rehtori kuormittui niin, että jäi saira­us­­­­­lomalle. Ja kun hän sitten palasi, hän päätti, että hoitaisi lomakkeet omalla tavallaan: Jos kenttä oli pakollinen, hän täytti sen, vaikka ei kunnolla ymmärtänyt sen merkitystä tai sisältöä. Kunhan pääsi lomakkeista eroon.

Toukokuun puolivälissä palkkavirheitä oli ilmennyt noin 2 000. Uutta järjestelmää oli käytetty reilu kuukausi.

Usein puuttui lisiä, veroprosentti oli väärä tai kokopäiväiselle oli maksettu osa-aikaisen palkka.

”Hirveä tilanne”, Helsingin Sanomat otsikoi ja kertoi opettajan sijaisesta, joka ei ollut saanut palkkaansa lainkaan. Pian lehti kirjoitti aiheesta niin paljon, että laati jutuille oman vinjetin: Helsingin palkkasotku.

Tilanne kriisiytyi kesäkuussa. Yhden viikon aikana rekisteröitiin 1 970 uutta virhettä. Niistä yli 400 oli sellaisia, ettei työntekijä saanut yhtään mitään.

Palkkasihteerit korjasivat virheitä, mutta työ oli hidasta. Oli vaivalloista selvittää, mitkä tiedot tarkalleen ottaen olivat väärät ja missä virhe oli syntynyt. Jouduttiin ottamaan yhteyttä esihenkilöihin, toisinaan myös Sarastiaan. Uusia virheitä syntyi enemmän kuin vanhoja ehdittiin oikaista.

Asiakaspalvelu ruuhkautui. Työntekijöitä neuvottiin lähettämään sähköpostia Talpaan, mutta viestejä ei ehtinyt avata kukaan. Kesäkuun puolivälissä asiakaspalvelussa oli 10 000 lukematonta viestiä.

Kuun lopussa palkkavirheitä oli tullut yhteensä yli 9 000.

Heinäkuussa niitä tuli 4 000.

Elokuussa taas lähes 5 000.

Syyskuussa 3 700.

Palkkasihteerit tekivät ylitöitä koko kesän. Kaupunki palkkasi vuokratyöntekijöitä. Perusti vakauttamishankkeen. Osti apua Deloitte-nimiseltä konsulttitoimistolta.

Silti palkkavirheitä tuli vielä tammikuussa 2023 yli 3 000.

Silloin kansliapäällikkö Sarvilinna sanoi, ettei suma enää kasva. Mutta sitä pitäisi päästä myös purkamaan.

Korjaamattomia palkkavirheitä oli yhteensä 6 400. ”Se on hyvin paljon itse asiassa.”

Sarvilinna tosin muistutti, etteivät samat 6 400 palkkaa ole olleet maksamatta kuukausitolkulla, vaan ”siinä on koko ajan rullausta”. Vanhoja virheitä korjataan ja uusia ilmaantuu.

Elina ei juuri tarkistanut palkkalaskel­miaan. Ei tarvinnut, sillä tilille tuli joka kuukausi sama summa. Elina oli asiakas­ohjaaja ja teki säännöllistä päivätyötä senioripalveluissa.

Voi olla, että kollegat sanoivat uusista palkkakuiteista ensimmäiseksi. Kevään jälkeen ne muuttuivat mystisiksi. Työntekijät, jotka saivat lisiä tai muuten vaihtelevaa palkkaa, eivät enää osanneet lukea kuittejaan. Sivuja oli useita, rivejä kymmeniä. Palkkoja, vähennyksiä, lisiä, maksuja. Summia, joita oli mahdoton ymmärtää.

Miten sellaista kuittia tarkistaa?

Elokuussa 2022 kaupunki piti työntekijöille infon ja kertoi, että kuittien luettavuus paranisi lokakuusta alkaen. Työtä tehtiin parhaillaan Sarastian kanssa.

Se, että laskelma oli niin vaikeaselkoinen, johtui ”järjestelmäominaisuuksista”.

Mutta koska tilanne oli nyt tämä, kaupunki oli laatinut henkilöstölle ohjeet, miten laskelmaa tuli tulkita. Mistä rivit johtuivat ja mitä ne tarkoittivat.

Elina saattoi vain ihmetellä.

Syksy eteni. Elina teki sijaisuutta aikuissosiaalityössä, mutta lokakuun lopussa hän palasi omaan tehtäväänsä. Muutama päivä sen jälkeen tuli palkka. Se oli hämmentävä: kaksinkertainen summa.

Ilmeisesti oli käynyt niin, että hänelle oli maksettu sekä omasta työstä että sijaisuudesta. Muuta selitystä hän ei keksinyt.

Elina teki virheilmoituksen eli ”tiketin”. Hän myös soitti, koska asia vaivasi. Asiakaspalvelusta sanottiin, että virhe korjataan pikimmiten. Elina talletti summan säästötililleen.

Tuli joulukuun neljästoista eli seuraava palkkapäivä, mutta vanhaa summaa ei peritty. Sen sijaan Elina sai taas tuplapalkan.

Ja koska hän nyt oli saanut kaksi kertaa ylisuuren summan, tuloraja ylittyi ja ennakonpidätys perittiin lisäveroprosentin mukaan.

Elina alkoi tuohtua. Miten tämä voi tapahtua toistamiseen? Palkkaongelmista oli puhuttu keväästä lähtien, mutta eikö niiden pitänyt olla jo ohi?

Hän soitti asiakaspalveluun ja jätti useamman tiketin. Virhe luvattiin korjata.

Kului pari viikkoa, ja tapahtui vielä kummallisempi käänne. Elina sai yhtäkkiä loppupalkan. Ikään kuin hänen työsuhteensa kaupungilla olisi päättynyt.

Tässä vaiheessa Elina ei ymmärtänyt enää mitään. Hänen tilillään oli kymmenentuhatta euroa ylimääräistä ja verotus pielessä.

Hän vaati kaupungilta lomakkeen, jolla voisi maksaa rahat takaisin. Kaiken selvittämiseen meni hirveästi aikaa. Meni hermot.

Tammikuun puolivälissä Elina tarkisti ti­liään. Oli taas palkkapäivä. Ja mitä? Nyt palkkaa ei ollut maksettu lainkaan. Elina oli juuri ehtinyt palauttaa ylimääräiset rahat, joten tili oli käytännössä tyhjä. Hänellä on kaksi lasta ja pieni palkka ylipäänsä.

Elina oli voimaton. Hän yritti soittaa asiakaspalveluun, mutta se oli tukossa. Oli perjantaipäivä.

Tällä kertaa esimies otti asian hoitaakseen, ja Elina sai rahat tililleen. Ei ihan samaksi viikonlopuksi mutta seuraavaksi.

Tehy teki Helsingistä rikosilmoituksen. Työnantajan tärkein velvoite on maksaa palkkaa, eikä Helsinki ollut onnistunut siinä kuukausiin. Kenen laiminlyönneistä tämä johtui, hoitajien ammattijärjestö kysyi.

Kohta JHL ilmoitti, että sekin haastaa kaupungin oikeuteen. JHL on Julkisten ja hyvinvointialojen liitto.

Elokuussa 2022 liitto järjesti Senaatintorilla mielenosoituksen ja opettajien ammattijärjestö oli mukana. Arvioitiin, että torilla oli sata ihmistä.

Laskut tuli, liksa ei! Palkka maksuun! Ratkaisujen eräpäivä on nyt!

Pormestari Vartiainen oli paikalla ja pyysi ”kaupunkina tätä anteeksi”.

”Teillä ei ole tässä mielenosoituksessa vastustajaa”, hän sanoi. ”Me olemme kaikki kaupungin johdossa teidän puolellanne.”

Vartiainen oli ottanut päävastuun viestinnästä, sillä sekin oli ontunut. ”Vaikuttaa selvältä, että kaupunki ei onnistunut kriisiviestinnässä”, todettiin vuoden 2022 arviointikertomuksessa. Tämä oli hämmentävää, sillä johtoryhmässä oli kevättalvella ollut aivan toisenlainen käsitys. Oli arvioitu, että ”viestinnän ja kriisiviestinnän suunnitelmat ovat todella hyvällä tasolla”. Mutta kun kriisi tuli, vastuu olikin epäselvä.

Vartiainen oli nyt antanut ohjeen, ettei tilannetta kaunistella. Pahoitellaan ja sanotaan, että Helsinki yrittää kaikin tavoin ratkaista ongelmat. Myöhemmin hän välitti saman ohjeen konsulteille: Jos media ha­luaa kysyä selvityksestä, konsultit ovat vapaita kommentoimaan sitä.

Virkamiehet olivat koettaneet vastata median kysymyksiin. Digitalisaatiojohtaja oli antanut haastattelua pyöräretkeltään Euroopasta, varttitunti kerrallaan. Hän oli soittanut toimittajalle takaisin aina, kun ryhmällä oli ollut juomatauko.

Kun elokuinen mielenosoitus Senaatintorilla päättyi, viereisessä kaupungintalokorttelissa alkoi kaupunginvaltuuston kokous. Pidettiin ”ylimääräinen kyselytunti palkanmaksun ongelmista”.

Vartiainen alusti, kansliapäällikkö Sarvilinna ja henkilöstöjohtaja Nina Gros avasivat tilannekuvaa. Vartiainen toivoi, että keskustelua käytäisiin rakentavassa hengessä.

Jaettiin puheenvuoroja.

Vasemmistoliiton valtuutettu Minja Koskela sanoi, että tilanne on katastrofaalinen. Eivät isopalkkaiset johtajat olleet samalla puolella kuin pienipalkkaiset työntekijät, jotka nyt joutuivat ottamaan pikavippejä kattaakseen arjen kulut. Myös sanavalinnoissa oli ”syytä olla hyvin sensitiivinen”.

”Onhan tämä nyt fiasko”, totesi kokoomuksen Otto Meri. Hän kysyi, oliko Saras­tialla ollut kykyä toimittaa tällaista järjestelmää, sillä ”aikamoista sutta ja sekundaa on saatu”.

Sosiaalidemokraattien Eveliina Heinäluoma sanoi, ettei ollut koskaan ennen hävennyt Helsingin kaupunkia. Mutta nyt hän oli ”voimakkaasti häpeissään”.

”Täydellinen epäonnistuminen.”

Kokoomuksen Maarit Vierunen: ”Järkyttävän iso epäonnistuminen.”

Vihreiden Amanda Pasanen: ”Aivan täysin kohtuuton.”

Sosiaalidemokraattien Pilvi Torsti: ”On syytä olla syvästi pahoillaan.”

Perussuomalaisten Teija Makkonen: ”Eli kenen syy tämä sotku on viime kädessä?”

Kansliapäällikkö Sarvilinna sanoi, että kriisi tuli hänellekin yllätyksenä. Aluksihan oli näyttänyt hyvältä. Mutta sitten ongelmat osoittautuivat vaikeammiksi kuin oli luultu.

”Mehän emme tehneet tätä tahallamme”, hän sanoi.

Vartiainen oli ”lämpimästi sen kannalla”, että kaikki järjestelmät kilpailutetaan. Että on vaihtoehtoja, mistä valita. Hän ei ollut pormestari silloin, kun Sarastiasta päätettiin. Pormestari oli Jan Vapaavuori.

Enää tätä järjestelmää ei voitu vaihtaa, vaikka olisi haluttukin, Vartiainen sanoi. Sarastian kanssa oltiin nyt ”pakkoavioliitossa”.

Lopuksi Vartiainen kiitti. Kaikesta huolimatta salissa oli käyty hänestä erinomainen, rakentava keskustelu.

”Suurkiitos.”

Veli-Matti Heiskanen ottaa vastaan Kuntatalossa Kalliossa. Siellä on Sarastian Helsingin toimipiste.

Yritys on iso, 840 työntekijää ympäri Suomea. Töitä voi tehdä kotona tai toimistossa, joita on parikymmentä. Pohjoisin Ivalossa.

Heiskanen on johtaja ja vastaa 365HR-järjestelmän kehityksestä. Hän on ollut Sarastiassa vajaan vuoden.

”Elikkä silloin kun käyttöönotto oli, niin en ollut.”

Projektista vastasi tuolloin toimitusjohtaja Mika Kantola, mutta hän ei ole enää talossa. Sarastian hallitus ja Kantola sopivat, että hän jättää tehtävänsä helmikuussa 2023. Tiedotteen mukaan oli ”hyvä hetki uuden henkilön ottaa vetovastuu”.

Heiskanen on perehtynyt Helsingin projektiin ohjausryhmässä. Hän on puhunut vaiheista Kantolan kanssa puhelimessa. Kantolan itsensä ei kuitenkaan haluta antavan haastattelua, sillä hän ”ei liity enää Saras­tiaan”.

Heiskanen sanoo, että projekti oli lopulta kaikille yllätys. Kumpikaan osapuoli ei ymmärtänyt, kuinka laaja se on.

Ja koska ei ollut kokemusta, ei ollut myöskään osaamista, hän sanoo. Kummallakaan.

”Mutta tuntui sitten, että meistä tehtiin syntipukki. Alettiin puhua, että Sarastia ei pysty vastaamaan.”

”Ei varmaan pystyttykään ihan siinä laajuudessa… mutta kun alussa tuli paljon palkkavirheitä, niin mehän ei voida esimerkiksi lähtötietoihin vaikuttaa.”

Järjestelmä ei tosin ollut valmis sekään. Näin Mika Kantola on sanonut Heiskaselle. Oli joitakin ominaisuuksia, jotka ”hidastivat ja osoittautuivat pullonkauloiksi”.

”Kyllä me avoimesti nää kerrotaan.”

Sarastia oli kiinnittänyt projektiin kolmisenkymmentä ihmistä. Käyttöönoton aikana vähän enemmän. Mutta kesällä 2022 se ei riittänyt. Tehtiin ylitöitä. Julkisuuden paine oli kova.

Puhuttiin kuluistakin. Alun perin oli arvioitu, että käyttöönotto maksaisi Helsingille reilut 600 000 euroa. Sen jälkeen kaupunki maksaisi Sarastialle kolme miljoonaa vuodessa. Se maksaisi siis palvelusta, ei ”koneesta”.

Nyt kaupunki oli maksanut tukitoimista ylimääräistä. Pormestari Vartiainen oli sanonut, että Helsingillä oli ”piikki auki”. Ongelmia ratkottaisiin kaikilla käytössä olevilla keinoilla ja resursseilla. Lopulta kaupunki käytti yleisiin korjaustoimiin yli kolme miljoonaa euroa vuonna 2022 ja myönsi seuraavalle vuodelle vielä kuusi miljoonaa lisää.

Kesällä 2022 Sarastiasta irtisanoutui ihmisiä. ”Avainhenkilöitä lähti kesken projektin”, todettiin myös konsulttien selvityksessä.

Heiskanen sanoo, että yksi syy oli julkisuus.

”Miten Mika nyt sanoi siitä kesästä… se oli raskasta aikaa. Oli kesälomakausi päällä ja paljon ihmisiä töissä. Piti hallita alihankkijoita ja yrittää pitää niitäkin töissä. Plus asiakkaalla ylimääräisiä henkilöitä. Mut että pahinta oli median ryöpytys, mikä tuossa tilanteessa tuli. Kun kaikki yrittivät kaikkensa.”

Samaan aikaan Sarastia kuitenkin hankki uusia asiakkaita. Hyvinvointialueet ostivat siltä palveluja. Tämä vaikutti siihen, ettei Helsingin kanssa pysytty aikataulussa, sanottiin selvityksessä.

Olisiko uusille asiakkaille pitänyt sanoa ei?

Tähän Heiskanen ei ota kantaa. Hän vastaa, ettei ollut talossa tuolloin.

Kaupungin henkilöstöjohtaja Nina Gros on nykyään toisissa tehtävissä. Hän tekee selvitystä Helsingin johtamisjärjestelmästä.

Gros ei halua sekoittaa nykyistä projek­tiaan Sarastiaan ”tai muihin menneisyyden asioihin”, eikä hän siksi anna haastattelua.

Digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama ei ole enää kaupungin palveluksessa. Viiden vuoden määräaikaisuus päättyi elokuussa 2023. ”Kiitos, en halua osallistua haastatteluun.”

Sami Sarvilinnan määräaikaisuus päättyi syyskuussa. Kansliapäällikön kausi on seitsenvuotinen, hän on kaupungin korkein viranhaltija. Sarvilinna haki paikkaa uudestaan, mutta Porvoon kaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula valittiin. Kaupunginvaltuuston suljettu lippuäänestys, 54–28.

”Kiitos kysymästä, mutta nyt kun tehtäväni kaupungin kansliapäällikkönä on päättymässä, en ole käytettävissä haastatteluun.”

Rikosilmoitukset eivät johda oikeustoimiin. Poliisi teki esiselvityksen ja totesi, ettei ketään yksittäistä viranhaltijaa ole syytä epäillä virkavelvollisuuden rikkomisesta. Esitutkintaa ei aloiteta.

Palkkavirheitä tulee edelleen jonkin verran. Ei enää yhdeksää prosenttia, kuten kesällä 2022, mutta kaksi prosenttia. Uusi henkilöstöjohtaja Petri Lumijärvi sanoo, että virheet kyetään korjaamaan sitä mukaa kuin niitä syntyy.

”Nykytilanne on hyvä”, hän sanoo. ”Mutta tavoitteena on kiitettävä.”

Kiitettävä virheprosentti olisi yksi. Nolla ei ole mahdollinen.

Kaksi kolmesta it-hankkeesta epäonnistuu. Johan Matinmikko ja hänen kollegansa kirjoittivat sen selvitykseen kaksi kertaa. Ensin sivulle 22 ja sitten sivulle 35. Heillä oli kansainvälistä tutkimustietoa.

Epäonnistuminen tarkoittaa sitä, ettei pysytä aikataulussa tai budjetissa. Asiakkaat ja käyttäjät eivät ole tyytyväisiä.

Syinä ovat usein samat virheet, tutkimukset kertoivat. Ja Helsingin tapauksessa oli tehty ne kaikki. Oli suunniteltu ja johdettu heikosti, varauduttu huonosti riskeihin. Oli välitetty niukasti tietoa. Varattu liian vähän aikaa ja ihmisiä ja rahaa.

Konsultit laativat selvitykseen kahdeksankohtaisen listan, Opit tulevaa varten. Niitä Johan Matinmikko kertasi tiedotustilaisuudessa huhtikuussa 2023, ja pormestari Vartiainen kiitteli.

Kului puoli vuotta, ja kaupunki julkaisi tiedotteen toisesta it-hankkeestaan, Asti-nimisestä tietojärjestelmästä. Kaupunki oli kehittänyt sellaista päiväkoteihin ja kouluihin. Ikään kuin omaa Wilmaa.

Oli tullut suuria vaikeuksia.

”Järjestelmäkehityksen etenemisnopeus, it-henkilöstön rekrytointihaasteet…”

Työtä oli tehty neljä vuotta. Rahaa oli kulunut 32 miljoonaa euroa. Nyt, lokakuussa 2023 kaupunki ilmoitti, että järjestelmä jätettäisiin keskeneräiseksi.

”It-hanke meni solmuun”, otsikoi tietotekniikan lehti Tivi. Ja Helsingin Sanomat jatkoi.

”Uusi järjestelmä on susi.”