Eroon asiakirjoista
Suomi ja länsimainen yhteiskunta perustuvat dokumenteille. Kehittyvät maat jopa vielä enemmän, sillä dokumentit ovat peruste lailliselle ja järjestäytyneelle yhteiskunnalle ja siksi ensisijainen selviytymiskeino hallinnon kanssa.
On sitten kyseessä lupahakemus, ajokortti tai resepti, dokumentti takaa oman asian oikeellisuuden. Vastaavasti dokumentin puute tuottaa ongelmia, jotka toisinaan on ratkaistavissa vaihdantavälineillä joissain maissa.
Sosiologian yksi pioneereista Max Weber, oivalsi dokumenttien merkityksen jo reilut sata vuotta sitten. Ne ovat yksi organisaation ja hallinnon tukipilareista.
Ilman dokumentteja organisaatio tai valtio ei tule toimeen. Dokumentit kertovat yksilöstä riippumatta, mitä organisaatio on päättänyt ja miten organisaatio toimii jatkossa. Samalla dokumentit vahvistavat yksilön kelpoisuuden organisaation – tai valtion – eri kohteisiin.
Olin aikoinani eräässä 40 miljoonan euron it-projektissa. Kun sekä tilaajan että tekjöiden puolella tärkeimmät työntekijät olivat vaihtuneet, niin oikeastaan kukaan ei enää tiennyt, mitä varsinaisesti ollaan tekemässä.
Tarkka dokumentaatio projektin alusta alkaen olisi ollut avuksi. Neuvottelujen tueksi tarvittiin auditoija, joka kertoi tulkinnan, mitä tilaaja ja toimittaja olivat ehkä tekemässä. Tulkinnasta ja neuvotteluista tehtiin dokumentti ja päästiin takaisin töihin.
Digitaalisuuden myötä varsinaisten dokumenttien arvo alkaa olla kyseenalainen. Esimerkiksi työsopimuksen voi allekirjoittaa yhä useammin liimaamalla Word-tiedostoon kännyllä kuvatun allekirjoituksensa ja lähettämällä sen sähköpostilla. Kaikki ovat tyytyväisiä.
Valistuneet työnantajat toki vaativat edelleen, että työntekijä tulostaa PDF-muodossa sähköpostilla lähetetyn työsopimuksen kahtena kappaleena, allekirjoittaa ne ja pistää postiin toivoen parasta, että Posti Group toimittaa kirjekuoren perille.
Esimerkiksi yliopistoilla on lisääntynyt toimintatapa, jossa kaivataan paperilaskua, joka skannataan ulkoistetusti, lähetetään sähköisesti yliopistolle hyväksyttäväksi, tulostetaan ja allekirjoitetaan siellä, skannataan ja lähetetään järjestelmässä eteenpäin hyväksyttäväksi. Kehitys kehittyy.
Myös valtionhallinto osaa. Esimerkiksi lomake ja sopimus työkokeilusta (TEM682) ladataan Suomi.fi:sta, tulostetaan – ja sitä rataa.
Suomessa esimerkiksi kunnat ja sairaanhoitopiirit käyttävät massiivisia ja kalliita Word- eli tekstinkäsittydokumenttien hallintasovelluksia, jotka dokumentin löytämisen kannalta ovat käyttökelvottomia. Dokumentit ovat kuitenkin arkistoitu, vaikkei kukaan niitä löydäkään.
Dokumentteja tarvitaan jatkuvasti kaikkeen lisää, mutta ratkaisu on oikeastaan yksinkertainen. Dokumentteja ei tarvita, tarvitaan niiden sisällön tallentaminen tietokantoihin ja koneluettavaan muotoon.
Dokumenttien ja liiterumban sijaan ainakin Suomessa voitaisiin luoda dataan perustuva autentikointijärjestelmä. Viranomaiset kuittaisivat yksittäiset lupa- jä lääkäriauktorisoinnit eri tunnistustavoin eri päätelaitteilla, liikennepoliisista ja Kela-toimistoista alkaen. Tarvittaessa ne tuotettaisiin dokumenteiksi ja jopa tulostettaisiin.
Veroilmoitus on loistava esimerkki, kuinka pitkälle asiakirja-ajattelun voi viedä kenenkään uudistuksesta kärsimättä. Veroehdotus ja -ilmoitus tulee edelleen postitse, mikä on omasta mielestäni turhaa, ellei itse halua paperiversiota. Niin ikään, lääkkeiden eResepti on vihdoin tuloillaan, jos se saadaan toimimaan.
Toinen kelpo esimerkki on perinteinen matkustusasiakirja. Nykyään VR ja monet lentoyhtiöt lähettävät sen sähköpostilla tai QR-koodina kännyyn. Saa sen edelleen tulostaakin.