Laboratoriokoe konttorirotilla: Nyt viedään oma työpöytä

Avokonttorit olivat tutkitusti huono ajatus. Seuraavaksii tulevat monitilaympäristöt.

arkkitehtuuri
Teksti
Janne Arola
Julkaistu yli kolme vuotta sitten

Valkoisella pöydällä on älypuhelin ja kannettava tietokone, ei muuta. Papereita ei näy, sillä niitä ei tällä työpaikalla juuri käytetä.

Senaatti-kiinteistöjen muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen on asettunut työskentelemään Aimo Saarisen aukiolle toimiston sisäänkäynnin viereen. Pikaviestiohjelman ansiosta kaikki muutkin tietävät, missä hän tällä hetkellä istuu.

Siekkisen jaloissa on reppu, jossa hänen tarvitsemansa tavarat kulkevat mukana pitkin päivää. Senaatin työntekijöillä ei ole omia työpöytiä. Toimistossa on vain pikkuruiset kaapit, joissa voi säilyttää henkilökohtaisia tavaroita, sekä erilaisia työtehtäviä varten suunniteltuja tiloja, joihin on helppo siirtyä kannettavan tietokoneen kanssa.

Esimerkiksi tässä aukiolla ei voi tehdä töitä kovin keskittyneesti. Viereisissä pöydissä käy kova puheensorina, ja työntekijöitä kahvikuppeineen valuu sisään tasaisin väliajoin.

Siekkinen käy läpi sähköposteja ja valmistelee päivän töitä. Hän tuijottaa intensiivisesti pikaviestiohjelmaa.

”Hetkinen, kollega kysyy yhtä asiaa…”, Siekkinen sanoo ja rullaa tuolillaan taaksepäin.

Siekkisen kaulassa roikkuu kravatti, jossa on pienten rakennusten kuvia. Hän nousee ylös ja tähyilee ympärilleen.

Tietoa vailla olevaa työtoveria ei kuitenkaan näy missään.

Pian pylvään takaa kuuluu naisen ääni: ”Täällä!”

”Ei saa kiusata”, Siekkinen heittää ja menee työkaverinsa luokse keskustelemaan meneillään olevasta projektista.

 

On helmikuinen perjantaiaamu Senaatti-kiinteistöjen pääkonttorilla Helsingin Sörnäisissä. Senaatti-kiinteistöt on valtion liikelaitos, joka muun muassa vuokraa ja saneeraa toimitiloja esimerkiksi valtion virastojen käyttöön.

Siekkinen aloitti laitoksen palveluksessa viime vuoden marraskuussa. Sitä ennen hän työskenteli pitkään yksityisellä sektorilla ja näki monenlaista – välillä surkeaakin – työn organisointia.

Nyt hänestä on tullut eräänlainen myyntimies, jonka tehtävänä on myydä valtionhallinnon työntekijöille ajatusta uudenlaisista työnteon tavoista – kuten siitä, että työntekijällä ei enää ole omaa pöytää.

Valtion tuoreessa toimitilastrategiassa linjataan, että pääosa valtionhallinnon työpaikoista uudistetaan monitilaympäristöiksi, ”joissa on tiloja sekä tiimityölle että keskittymistä vaativalle työlle”.

Uusi aika ei kuitenkaan tarkoita vain omista työpöydistä ja papereista luopumista tai toimistojen värikästä sisustusta ja vitsikkäästi nimettyjä työtiloja. Samalla lähtevät myös vaikkapa perinteiset työpisteen seinään teipatut perhekuvat. Valokuvia voi halutessaan katsella älypuhelimesta.

”Tilat ovat tärkeät, mutta ne ovat kuitenkin vain viitekehys työn tekemiselle”, Siekkinen sanoo.

Mutta nyt hänen pitää jo rientää, sillä seuraava käännytettävien ryhmä odottaa alakerrassa.

 

Kun kirjoittaa Googlen hakukenttään ”avokonttorit”, hakukone ehdottaa lisäykseksi sanaparia ”pitäisi kieltää”.

Nykymuotoiset avokonttorit alkoivat kehittyä 1950-luvulla, kun saksalainen konsulttiryhmä Quickborner sai idean sijoitella työntekijät ja johtajat samaan avotilaan kommunikaation helpottamiseksi.

Kyse ei kuitenkaan ollut vain kommunikaatiosta, avokonttori vähensi toimitilakustannuksia. Kun paksut toimistohuoneiden väliseinät voitiin jättää pois, samaan tilaan mahtui entistä suurempi joukko työntekijöitä.

Tarkoituksena oli myös edistää avoimuutta ja sosiaalisia suhteita työpaikoilla.

Nyt avokonttoreista näyttää kuitenkin tulleen toimistotyöläisten helvetti ja niitä kritisoidaan paljon. Eikä syyttä. Lukuisten tutkimusten mukaan avokonttorit muun muassa lisäävät työn keskeytyksiä ja sairaslomia sekä laskevat työtehoa.

Esimerkiksi Sydneyn yliopistossa julkaistiin vuonna 2013 kyselytutkimus, johon vastasi yli 42 000 toimistotyöntekijää. Tulosten perusteella suurin osa avokonttoreissa työskentelevistä on tyytymättömiä työoloihinsa.

Avokonttoreita ei kuitenkaan pidä sekoittaa uudenlaisiin monitilatoimistoihin, sanoo Työterveyslaitoksen teemajohtaja Marjaana Lahtinen.

 

Avokonttoreissa työntekijät ovat usein yhdessä, isossa tilassa, jossa joko ei ole lainkaan väliseiniä tai sitten työpöytien välissä on vain pienet sermit. Monitilatoimistossa taas on lisäksi erillisiä tiloja esimerkiksi neuvotteluita, keskittynyttä työskentelyä tai puhelinsoittoja varten.

”Nykyään ei enää rakenneta puhtaita avokonttoreita, vaan mennään monitilaratkaisuihin”, Lahtinen sanoo.

Ensimmäinen syy tähänkin muutokseen on raha. Koska nykypäivän toimistotyöläinen viettää ison osan työajastaan palavereissa, tapaamisissa ja etätöissä, yritysten ei kannata maksaa toimitiloista, joissa suurin osa huoneista tai edes työpöydistä on tyhjillään.

Esimerkiksi valtiolla on tällä hetkellä noin 30 neliötä toimistotilaa henkilötyövuotta kohden, koska moni valtionhallinnon toimisto on edelleen vanhanaikainen huonekonttori. Tavoitteena on nyt puolittaa yhdelle työntekijälle varattu tila ja säästää sata miljoonaa euroa joka vuosi. Kun yhden työntekijän tila kapenee, toimistotiloista voidaan luopua ja rahaa säästyy.

Toinen monitilatoimistojen puolesta puhuva seikka on Lahtisen mukaan ilmastonmuutos. EU:n päästörajoitusten myötä Suomessakin on sitouduttu vähentämään energiankulutusta 20 prosentilla vuoteen 2020 mennessä.

”Rakennukset ovat hirveitä energiasyöppöjä, joten niiden tilatehokkuutta pitää kasvattaa”, Lahtinen sanoo.

 

Kello on yhdeksän, ja Pertti Siekkisen edessä seisoo hälisevä joukko työntekijöitä Sosiaali- ja terveysalan valvontavirasto Valvirasta. He ovat tulleet tutustumaan Senaatin ultramoderniin monitilatoimistoon, joka valmistui vuonna 2013. Rakennus on Elannon entinen vilja- ja juuresvarasto.

Valviralaiset eivät kuuntele kovin tarkkaavaisesti, kun Siekkinen kertoo, että työpisteitä on vain seitsemälle työntekijästä kymmenestä. Jos kaikki siis sattuisivat olemaan paikalla samaan aikaan, tila ei riittäisi. Tavallisena työpäivänä konttorilla saattaa kuitenkin olla vain noin puolet henkilöstöstä.

Aulan vieressä olevassa monitoimitilassa on neljä tavalliselta näyttävää työpistettä. Heti niiden vieressä on neuvottelupöytä, jonka edessä on suuri näyttö. Joku kysyy, eikö neuvottelun pitäminen aivan työpöytien vieressä häiritse muita työntekijöitä.

Siekkinen selittää, että tässä tilassa neuvottelupöydän ja työpöytien etäisyydet eivät kieltämättä ole aivan riittävät.

”Kun etäisyydet kasvavat, äänet jäävät puheensorinaksi taustalle”, hän sanoo.

Puheäänen häiritsevyyttä avotoimistoissa on tutkinut muun muassa vanhempi tutkija Valtteri Hongisto Työterveyslaitokselta. Hänen johtamiensa tutkimusten perusteella tarpeeton puheääni heikentää keskittymistä vaativien työtehtävien suorituskykyä jopa kymmenellä prosentilla. Suomeksi sanottuna keskittyneen työn tekeminen on mahdotonta, jos joku hölisee vieressä.

Helsingin yliopistossa ja Työterveyslaitoksella työskentelevä professori Kari Reijula puolestaan kertoo tutkimuksesta, jossa erään call center -toimiston sisälämpötilaa nostettiin koetilanteessa parilla asteella. Työntekijöiden tuottavuus väheni viidellä prosentilla.

”Sama pätee valaistukseen, ääniympäristöön ja sisäilman laatuun: tuottavuus laskee, kun työntekijöiden olosuhteita häiritään”, Reijula sanoo.

 

Valviran porukka saapuu neljännen kerroksen kirjaston ovelle. Siekkinen kertoo, että kirjasto on tarkoitettu keskittyneeseen työskentelyyn. Esimerkiksi keskusteleminen ja puhelimen käyttö on siellä kokonaan kiellettyä.

Kirjastossa on juuri nyt vain yksi työntekijä, joka ei todennäköisesti huomaa lasiseinän toisella puolella olevaa vierailijaryhmää. Hän nojautuu tuolillaan taaksepäin, nostaa katseensa kohti kattoa ja hieroo sormillaan ohimoitaan tuskainen ilme kasvoillaan.

Keskittymiseen kannustava ympäristökään ei automaattisesti ratkaise kaikkia työpulmia.

Siekkinen johdattaa ryhmän perinteisemmän avokonttoritilan läpi kahvilaan, joka toimii samaan aikaan myös ”olohuoneena” sekä työ- ja neuvottelutilana. Nyt paikalla näyttää tosin olevan enemmän taukoa viettäviä senaattilaisia.

Valviran työntekijät ovat kierroksen aikana ehtineet kauhistella Senaatin työntekijöiden henkilökohtaisten kaappien pienuutta. Mihin mahtuvat esimerkiksi vaihtokengät tai sateenvarjo? Toisaalta tilat ovat saaneet kiitosta hyvästä tunnelmasta ja sisäilmasta.

Pian monitilaan siirtyminen on edessä myös Valvirassa, mutta yksityiskohtia ei ole vielä lyöty lukkoon. Siekkinen kannustaa miettimään asiaa mahdollisimman avoimesti.

”Teidän ensimmäinen versio oli aika konservatiivinen. Mä laittaisin enemmän seiniä matalaksi.”

Kun valviralaisten kysymykset on käyty läpi, on aika hajaantua. Kahvilaan puskee jo seuraava vierailijaryhmä.

 

Monitilatoimistot ovat niin tuore asia, että niiden hyvinvointi- ja tuottavuusvaikutuksia ei ole juuri tutkittu tieteellisesti. Suomessa Työterveyslaitos tekee parhaillaan yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa tutkimusta, jonka tarkoituksena on selvittää monitilatoimistojen käytettävyyttä ja kehittämistarpeita sekä työympäristömuutosten johtamista.

Paperilla monitilatoimisto vaikuttaa lyömättömältä ratkaisulta –ainakin avokonttoriin verrattuna. Se kannustaa avoimuuteen, mutta mahdollistaa myös yksityisemmän työskentelyn.

TTL:n Lahtinen kuitenkin muistuttaa, että täydellisesti kaikille työntekijöille sopivaa ratkaisua ei ole mahdollista edes kehittää.

”Monitilatoimistossa tärkeää on sopia pelisäännöistä. Jos esimerkiksi tulee puhelu, mennään ulos tiimityötilasta puhumaan”, hän havainnollistaa.

Äärimmilleen vietynä monitilatoimistot häivyttävät kokonaan esimiesten ja suorittavan portaan välisen eron, koska kenelläkään ei ole omaa työpistettä, saati työhuonetta.

 

Monitila itsessään ei ratkaise työn tekemisen ongelmia. Se ei ole malli, jonka voisi sellaisenaan monistaa jokaiseen suomalaiseen toimistotyöpaikkaan.

Sitä paitsi monitilatoimiston ja avotoimiston raja on usein häilyvä. Senaatin ultramoderni tilaratkaisu on vain yksi vaihtoehto. Yhtä hyvin voisi rakentaa monitilakonttorin, jossa 80 prosenttia pinta-alasta olisi varattu hiljaiselle työskentelylle. Kyse on siitä, mihin organisaatiolla tai yrityksellä on varaa ja halua.

Haastatellut asiantuntijat korostavat, että työntekijät on otettava mukaan monitilatoimiston suunnitteluun alusta alkaen. Vain siten lopputulos voi olla onnistunut.

Professori Reijula sanoo, että esimerkiksi päivystävälle kirurgille pyritään järjestämään sellaiset työolosuhteet, että hän pystyisi tekemään työnsä parhaalla mahdollisella tarkkuudella. Miksi kuka tahansa toimistotyöntekijä ei voisi vaatia samaa?

”Työterveyslääkärinä ilahtuisin, jos tällaisista pelisäännöistä sovittaisiin työpaikoilla”, hän sanoo. ”Työn vastaanottajan on hyvä ymmärtää, että työn laatu vaarantuu, jos työntekijöille ei anneta riittävän hyviä työkaluja. Jos työtilaan ei olla valmiita satsaamaan, se voi koitua kalliimmaksi kuin osataan arvata.”

 

Perjantai-iltapäivänä Pertti Siekkisen työpäivä lähenee jo loppuaan. Vielä on pari palaveria jäljellä.

”Tuu Nosteeseen, 3. kerros”, Siekkinen pikaviestittää työkaverilleen Heljä Franssilalle.

Noste on pieni palaveritila, jonka seinät ovat oranssit ja takaseinällä on suuri turkoosinvärinen säkkituoli. Siekkinen istuu vaaleansiniselle pallille ja riisuu takkinsa.

Vaikka Siekkisen tehtävänä on vain hieman liioitellusti puolustaa monitilatoimistoa kaikille vastaantulijoille, myös hän ymmärtää, että muutosvastarinta paikattomuutta ja paperittomuutta kohtaan saattaa olla suurta.

”Kaikki epäilykset ja pelot ovat aiheellisia, kun mennään johonkin, mistä ei ole kokemusta ja näkökulmaa.”

Pian Franssila saapuu Nosteeseen ja kaksikko ryhtyy käymään läpi työ- ja elinkeinoministeriön esimieskokouksen muistiinpanoja. Siis yhteenvetoa muun muassa siitä, minkälaisia asioita TEMin johtajat pohtivat, kun kehitys vie kohti monitilatoimistoja.

Tilaisuudessa nousee esiin kysymyksiä. Naiset pähkäilevät, mihin mahtuvat talvitakki ja saappaat. Myös ison videoneuvottelutilan puuttuminen huolestuttaa.

”Olen ollut tilaisuuksissa, joissa pistetään niin rajusti vastaan, että tukka lähtee”, Siekkinen vertaa. ”Tuolla kuitenkin välittyi, että on halua tehdä uudella tavalla.”

 

Palaverin jälkeen Siekkinen lähettää vielä linkin Youtube-videoon. Se on brittiläisen RSA-organisaation tuottama animaatioesitys siitä, miten työpaikoilla pitäisi vastata toimistotyön muuttuneeseen luonteeseen.

Lyhyt vastaus on se, että työntekijöiden kyttääminen pitäisi lopettaa ja heidän pitäisi antaa käyttää sellaisia työvälineitä ja -ympäristöjä, jotka he itse kokevat parhaiksi. Jos joku siis vaatii ympärilleen täydellistä hiljaisuutta, sitä pitää järjestää.

Siekkinen on työskennellyt Senaatti-kiinteistöillä nyt vajaat puoli vuotta ja sanoo, että ei mistään hinnasta vaihtaisi enää pois monitilaympäristöstä. Ja jos hän joskus tulevaisuudessa hakisi uutta työpaikkaa, hän kysyisi ensimmäisenä, minkälaiset toimitilat uudella työnantajalla on.

Ehkä monitilatoimisto on siis kuin asuinalue, joka vaikuttaa etukäteen vieraalta ja jopa hieman pelottavalta. Mutta puolen vuoden asumisen jälkeen, kun kulmat ovat tulleet tutuiksi, paikka saattaa jo tuntua kodilta. Tai ehkä monitilatoimistoille käy niin kuin avokonttoreille: ajatus kuulosti hyvältä, mutta tutkimus osoittaa sen myöhemmin huonoksi.

”Etukäteen ei voi tietää, miltä se tuntuu. Se pitää itse kokea”, Siekkinen sanoo ja kiiruhtaa kohti seuraavaa palaveria.